Telpon adalah sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan di kantor. Di beberapa perusahaan malah setiap meja kerja dilengkapi dengan telpon, meski hanya dapat menghubungi telepon lain dalam satu perusahaan yang sama. Jadi menelpon dan ditelpon adalah hal keniscayaan di dunia kantor.

Tapi sebenarnya berapa lama menelpon yang benar? Berapa lama durasi menerima telpon yang sopan?

Yang benar dan sopan dilakukan selama sekitar 3-5 menit. Dengan durasi selama ini tidak akan menggangu kelancaran tugas orang lain. Juga waktu selama ini tidak akan memboroskan jam efektif waktu bekerja Anda di kantor.

Karena itu pastikan sebelum mengangkat telpon tahu tujuan dan maksudnya. Kalau perlu dicatat di notes. Takutnya saat yang menerima telpon begitu menyenangkan, sehingga lupa tujuan menelpon.

Karena itu bicaralah secara ringkas, padat, efisien dan efektif. Bila Anda melakukan hal ini, lawan bicara Anda juga akan mengikutinya. Namun meski begitu, mulailah dengan basa-basi sejenak khususnya kepada pelanggan Anda. Ini seperti pemanasan saat mau berolah raga berat.

Bila lawan bicara Anda bertele-tele dan mengulang-ulang, katakan bahwa Anda sudah mencatatnya. Ini membuatnya berhenti mengulang-ulangnya. Berikan informasi yang padat dan ringkas sehingga pembicaraan bisa berlangsung cepat dan tepat sasaran.